Система автоматизации ресторанного бизнеса "ФотоБокс"
Самые полезные технические инновации появляются тогда, когда необходимо решить какую-либо животрепещущую проблему. Так и с «Фотобоксом». Идея создания данной системы возникла в результате попыток решения одной из главных проблем рестораторов – проблемы воровства, особенно если ресторатор владеет несколькими предприятиями общественного питания, более того заведениями, расположенными в других городах.
Конечно, сейчас «Фотобокс» представляет собой не просто приложение для контроля деятельности сотрудников, а комплексную систему автоматизации ресторанного бизнеса и дорабатывается для продажи на рынках стран СНГ, а также Америки и Евразии.
Однако начиналось все именно с решения вышеупомянутой проблемы.
Чтобы подтвердить это, расскажем предысторию владельца сети ресторанов London Restaurant Group Хвистани Георгия, с которой и началась разработка «Фотобокс»:
Несколько лет назад Георгием впервые был открыт ресторан за пределами города Сочи. Это был проект в фудмолле ДЕПО Москва. На объекте был реализатор, кассир, 3 повара и бармен. Реализатором был человек, в котором Георгий был уверен на все 100%, однако, как оказалось, ни в чем уверенным быть нельзя, и вскоре он обнаружил воровство со стороны реализатора.
И это стало большой проблемой, так как предотвратить воровство в принципе не представлялось возможным. Даже если поменять реализатора. Ведь шанс воровать был у любого будущего сотрудника. Конечно, в заведении была камера видеонаблюдения, однако, чтобы обнаружить воровство, надо было сидеть 24 часа в сутки и просматривать запись, на что, соответственно, выделять время не представлялось возможным.
После случившегося Георгий стал обдумывать решение данной проблемы. В его понимании все было достаточно просто – надо добавить всего одну манипуляцию в деятельность реализаторов, а именно нажатие на кнопку, которая передает сигнал видеокамере (регистратору) о фиксации продажи. Таким образом можно было сравнивать количество реализаций и количество зафиксированных камерой продаж, а также посмотреть процессы приготовления.
Когда Георгий начал искать данный продукт в интернете, то понял, что такого нет, он также обратился к нам в компанию ItFox, чтобы мы помогли найти нечто похожее, однако проведенное исследование рынка не дало результатов, и Георгий решил реализовать данный продукт самостоятельно, который и был назван «ФотоБоксом».
Сейчас данная технология запатентована Георгием в России, также идет процесс получения патента на рынках США и стран Евросоюза.
Как мы уже говорили выше, сейчас «ФотоБокс» – это комплексная система автоматизации для ресторанов и других предприятий общественного питания. Она состоит из 4-х основных элементов:
- Приемка товара
- Ресторан
- Фудкорт
- Отель
Ниже рассмотрим подробно каждый модуль системы, а также поговорим о преимуществах, которые получат рестораторы, после внедрения данной системы в своих заведениях.
Модуль «Приемка и производство» системы «ФотоБокс» контролирует:
- приход сырья/продукта/товара;
- производство
- перемещение между цехами/складами/внутренними производствами.
Как это происходит технически?
Принимая от поставщика сырье/продукт/товар на склад приемки, сотрудник с помощью «ФотоБокса» выполняет приемку и создает внутренний документ с уникальным номером на POS-терминале.
В документе содержится вся информация о сырье/продукте/товаре:
- название
- цена
- дата накладной;
- дата фактического прихода;
- номер документа;
- вес и количество;
- внешний вид (фото);
- фактическая температура;
сотрудник, который принял товар.
Одновременно создается уникальный штрих-код, которым маскируется сырье/продукт/товар. К данному штрих-коду привязана вся вышеупомянутая информация. Этикетка со штрихкодом печатается на принтере и наносится на сырье/продукт/товар.
Маркировка сырья/продукта/товара при приемке происходит оперативно. Результат — товар с уникальным номером UUID.
Далее товар передается на склад на ответственное хранение либо в один из цехов: заготовочный, холодный, горячий и др. Передача фиксируется через сканирование штрихкода дважды: в пункте А (приемки) и в пункте Б (склад или цех).
Это позволяет убедиться, что сырье/продукт/товар передан в полном объеме, и увидеть время, которое прошло от момента отправки до момента приемки в цеху/на складе (время транспортировки).
Все данные передаются на сервер, откуда поступают в другие интегрированные системы учета: 1С, R-Keeper, iiko и др.
При производстве полуфабрикатов из сырья/продуктов/товаров UUID каждому отдельному полуфабрикату присваивается новый уникальный штрих-код и создается новый внутренний документ с актуальной информацией про этот товар UUID:
- название товара/полуфабриката;
- дата производства;
- вес или количество
- сотрудник, который изготовил товар/полуфабрикат;
цех создания.
При этом система позволяет отследить всю «историю» сырья, из которого был изготовлен новый полуфабрикат.
Далее товар/полуфабрикат отправляется на склад/в цех/на кухню — также путем двойного сканирования штрих-кода, в пункте А (передача) и в пункте Б (приемка).
Модуль «Приемка и производство» решает следующие задачи:
- Оптимизация закупок, выстраивание эффективного взаимодействия с поставщиками
- Отслеживание наличия сырья/продуктов/товаров, поддержание объемов запасов на оптимальном уровне
- Снижение уровня злоупотреблений
- Упрощение товарного учета и процесса инвентаризации.
Перейдем к следующему модулю системы "ФотоБокс", а именно к модулю "Ресторан".
Модуль «Ресторан» системы «ФотоБокс» контролирует:
- расход сырья/продукта/товара (в комплексе с модулем «Приемка и производство»);
- соблюдение технологии приготовления блюд;
- соблюдение норм ticket-time;
- скорость и качество обслуживания.
Как это происходит технически?
Официант создает заказ в программе (1С, R-Keeper, iiko и др.) с помощью POS-терминала. Сервер системы «ФотоБокс» обрабатывает информацию о заказе (дата, время, номер столика, блюда, количество блюд) и создает внутренний документ — карточка заказа.
Шеф-повар видит на мониторе POS-терминала поступившие заказы и их порядок подачи, одновременно на POS-терминал повара каждого цеха отображаются его заказы. Повар - фиксирует начало приготовления, меняя статус заказа в системе – «приступил к готовке», в POS-терминалах шеф-повара и официанта, меняется статус блюда.
С помощью функции «Инфо» повар имеет возможность получить полную информацию о блюдах: все ингредиенты, граммовку и технологию приготовления, а также увидеть, как должно выглядеть блюдо, приготовленное в соответствии с принятым в ресторане эталоном. Любые изменения шеф-повара в рецептуре обязательно фиксируются с пометкой — кухня видит актуальную информацию (вместо неудобных бумажных СТК).
Интерфейс повара отображает не только списки блюд в статусе "В работе", "В ожидании", но также и технологические карты блюд, взятых в готовку. Внесенные изменения подсвечиваются красным цветом и тегом New. Это позволяет повару сориентироваться, если шеф-повар добавил новые ингредиенты или изменил стиль подачи.
Интерфейс шеф-повара позволяет заполнять технологические карты блюд: вносить описание блюда, процесс готовки, ингредиенты, загружать эталонное фото, назначать цех.
В интерфейсе администратора можно отследить качество выдаваемого блюда, а также скорость оказываемой услуги. Фото, зафиксированное ФотоБоксом позволяет сравнить выданное блюдо с эталоном, а тепловая карта покажет, соответствует ли температура выданного блюда установленным нормам.
Готовые блюда передаются на раздачу. Повар раздачи с помощью POS-терминала фиксирует готовность блюд/напитков. Система меняет статус заказа на «Блюдо готово» и уведомляет об этом официанта. Он получает оповещение на специальный браслет, забирает готовое блюдо с помощью «ФотоБокса» и уведомляет систему — «Блюдо забрал». Вся информация о заказе — от его создания до подачи на стол — сохраняется на сервере.
Интерфейс официанта позволяет увидеть смену статуса блюда в заказе и незамедлительно выдать его гостю. Красным подсветится заказ, который превышает норму ожидания гостем.
Каждое блюдо проходит через специальную раздачу «Фотобокс», благодаря которой фиксируются все характеристики приготовленного блюда – вес, температура, внешний вид.
Это позволяет системе оценить, насколько блюда и напитки по внешнему виду, весу, температуре (визуализируется по зонам с помощью тепловизора) совпадают с эталонами, принятыми в ресторане. Также она фиксирует общее время, которое ушло на приготовление блюда и сравнивает его с внутренними 7-мью принятыми стандартами. Если есть отклонения от заданных норм, система проинформирует уведомлением и пометками в программе руководителя и шеф-повара.
Данные также могут быть переданы в другие интегрированные программы (1С, R-Keeper, iiko и др.) для учета и анализа.
При выдаче блюда через ФотоБокс удобно воспользоваться функционалом поиска тары. Автоматически для выбора подтягивается ранее использованная тара.
При расчете гость получает фискальный чек с QR-кодом. По этому коду в приложении он может увидеть всю информацию о своем заказе: фото эталонных блюд и фото блюд из его заказа, температуру по зонам, время между заказом и подачей. Гость видит, что ему приготовили именно то блюдо, которое он заказал.
С целью повышения качества и скорости выдачи готовых блюд была разработана веб-версия Фотобокс для официантов. Данная программа позволяет официанту отследить статус блюда и выдать его, как только он было приготовлено поваром. Красным подсвечиваются заказы, срок выполнения которых превышают определенные нормы.
Вывод: в формате ресторана система «ФотоБокс» обеспечивает соблюдение технологии приготовления блюд и норм ticket-time, а также учет и списание сырья/продуктов/товаров.
Следующий модуль системы "Фотобокс" очень похож на предыдущий, однако имеет ряд отличительных особенностей и подходит для другого вида предприятий общественного питания, где присутствует самообслуживание.
Модуль «Food court» системы «ФотоБокс» контролирует:
- расход сырья/продукта/товара (в комплексе с модулем «Прием и производство»);
- соблюдение технологии приготовления блюд;
- соблюдение норм ticket-time;
- скорость и качество обслуживания.
Детально проследим бизнес-процесс:
Кассир (или сам гость) создает заказ с помощью POS-терминала. Сервер системы «ФотоБокс» обрабатывает информацию о заказе (дата, время, блюда/товары/напитки, количество, сумма) и создает внутренний документ заказа.
Гость получает фискальный чек с QR-кодом. По данному коду в приложении он может увидеть всю информацию о своем заказе: время оформления, статус готовности, фото эталонных блюд.
Сотрудники кухни видят на мониторе POS-терминала поступившие задания на изготовление блюд и порядок их подачи, фиксируют начало приготовления, меняя статус заказа в системе.
Важно! При наличии модуля «Приемка и производство» все полуфабрикаты/продукты/товары, необходимые для приготовления блюд, учитываются с помощью штрихкодов — система фиксирует их расход.
Готовые/сформированные заказы передаются на раздачу. Перед отдачей параметры блюд: внешний вид, вес, температура — фиксируются с помощью «ФотоБокса». Это позволяет системе оценить, насколько они совпадают с эталонами, принятыми в компании, и сравнить время, которое ушло на выполнение заказа, с внутренними стандартами.
Вся информация о заказе — от его создания до выдачи — сохраняется на сервере. Данные также могут быть переданы в другие интегрированные программы (1С, R-Keeper, iiko и др.) для учета и анализа.
Далее гость (или официант, если такое обслуживание предполагается) забирает заказ. В приложении по QR-коду из фискального чека гость также может сравнить готовые блюда с эталонными и увидеть, сколько времени готовился его заказ.
Вывод: в формате Food court система «ФотоБокс» обеспечивает соблюдение технологии приготовления блюд и норм ticket-time.
Следующий модуль подходит предприятиям, которые занимаются аутсорсингом, например, организацией питания в отеле.
Модуль «Шведская линия - Отель» системы «ФотоБокс» контролирует:
- расход сырья/продукта/товара (в комплексе с модулем «Прием и производство»);
- соблюдение технологии приготовления блюд;
- соблюдение лимитов, выделенных на питание;
- фактические объемы приготовленной еды и остатков.
Как это происходит технически?
Служба питания отеля оформляет заявку на завтрак/обед/ужин для определенного количества гостей — согласно предполагаемой загрузке.
Шеф-повар в соответствии с заявкой и бюджетом, установленным на одного человека, составляет и согласовывает план-меню, вносит данные в систему «ФотоБокс». Система обрабатывает информацию о заказе (дата, время, блюда/товары/напитки, объем/вес/количество, сумма) и создает по позициям отдельные внутренние документы — для последующего списания сырья/продуктов/товаров.
С помощью функции «Инфо» су-шеф, повар раздачи, повар имеет возможность получить полную информацию о блюдах: все ингредиенты, граммовку и технологию приготовления, увидеть, как должно выглядеть на отдаче блюдо, приготовленное в соответствии с принятым эталоном. Любые изменения в рецептуре обязательно фиксируются в системе — и кухня видит актуальную информацию (вместо неудобных бумажных СТК).
В процессе приготовления блюд согласно плану-меню — при наличии модуля «Приемка и производство» — все используемые полуфабрикаты/продукты/товары, учитываются с помощью штрихкодов — система фиксирует их расход.
Перед подачей готовых блюд на стол шведской линии фиксируются с помощью «ФотоБокса». Так как блюда отдаются не порционно, а определенными партиями по весу или количеству, в систему заранее разово вводят данные о таре и гастротаре (название, размеры, вес и др.). Это позволяет учитывать фактический вес блюд на выдаче без учета посуды.
Процесс фиксации выдачи блюд через Фотобокс на шведской линии также облегчен функционалом поиска тары. Автоматически предлагается ранее использумая тара для конкретного блюда. Функционал дополнен возможностью осуществить возврат выданного блюда.
При необходимости делается возврат — к примеру, когда емкость с горячим блюдом опустела наполовину, либо когда холодные закуски пора обновить — этот момент также фиксируется с помощью «ФотоБокса»: его наименование, объем/вес/количество. Это позволяет системе рассчитать фактическую отдачу, то есть сколько точно порций съели гости в итоге. В том числе система позволяет вычислить и отследить передвижения продуктов/товаров/блюд мимо зоны выдачи с помощью дополнительных датчиков.
Вывод: в формате «Шведский стол» система «ФотоБокс» предоставляет статистику по количеству съеденной еды, позволяет оценивать соблюдение лимитов, выделенных на питание, сравнивать план-меню и фактический объем блюд/продуктов/товаров, поданных на шведский стол.
Ниже рассмотрим основные задачи, за решением которых к нам обратился заказчик:
1. Оптимизация закупок, выстраивание эффективного взаимодействия с поставщиками
2. Отслеживание наличия сырья/продуктов/товаров, поддержание объемов запасов на оптимальном уровне
3. Снижение уровня злоупотреблений
4. Упрощение товарного учета и процесса инвентаризации.
Остановимся на решение каждой из этих задач подробнее.
Оптимизация закупок, выстраивание эффективного взаимодействия с поставщиками
Система «ФотоБокс» позволяет:
• контролировать закупочные цены и расчеты с поставщиками;
• вовремя отслеживать изменение договорных закупочных цен;
• формировать заказы с учетом фиксированного минимального запаса;
• выстраивать схему закупки на неделю/месяц вперед;
• оценивать качество продукции по объему списаний на порчу и отходы;
• избегать ошибок со стороны поставщика или ресторана.
Отслеживание наличия сырья/продуктов/товаров, поддержание объемов запасов на оптимальном уровне
Система «ФотоБокс» позволяет:
• контролировать наличие и передвижение товарных запасов;
• оценивать запасы с точки зрения товарных лимитов;
• соблюдать сроки хранения и реализации продукции;
• свести к минимуму «затоваривание» склада и порчу продуктов;
• оформлять онлайн-списания сырья/продуктов в момент отдачи;
• минимизировать складские запасы и повышать свежесть продукции.
Снижение уровня злоупотреблений
Система «ФотоБокс» позволяет:
• контролировать перемещение продуктов между цехами;
• отслеживать каналы хищений и злоупотреблений персонала;
• видеть, насколько экономно каждый работник использует продукты;
• избегать перекладывания/не докладывания ингредиентов;
• применять персональную ответственность при недостаче;
• минимизировать проблемы, связанные с «человеческим фактором».
Упрощение товарного учета и процесса инвентаризации
Система «ФотоБокс» позволяет:
• в любой момент «знать» местонахождение сырья и готовой продукции;
• полностью исключить ошибки при переносе данных;
• оперативно формировать отчеты по движению товарных запасов;
• создавать инвентаризации разной детализации;
• учитывать все запасы, включая вскрытые банки и упаковки;
• перейти от бумажного к электронному документообороту.
Далее перейдем к другим модулям системы «ФотоБокс» и задачам, которые они решают.
В формате ресторана система «ФотоБокс» обеспечивает соблюдение технологии приготовления блюд и норм ticket-time, учет и списание сырья/продуктов/товаров, иными словами она решает следующие задачи:
• контроль точности исполнения рецептур блюд;
• отслеживание нарушений в процессе производства и обслуживания;
• оценку фактической скорости работы персонала;
• контроль скорости исполнения заказа;
• поддержку высоких стандартов, принятых в ресторане.
В формате Food court система «ФотоБокс» обеспечивает соблюдение технологии приготовления блюд и норм ticket-time. Она решает следующие задачи:
• отслеживает нарушения при приготовлении блюд;
• контролирует скорость исполнения заказов;
• оценивает фактическую скорость работы персонала;
• контролирует загрузку касс и кухни;
• поддерживает и повышает стандарты, принятые в компании;
• повышает узнаваемость бренда благодаря приложению.
В формате «Шведский стол» система «ФотоБокс» предоставляет статистику по количеству съеденной еды, позволяет оценивать соблюдение лимитов, выделенных на питание, сравнивать план-меню и фактический объем блюд/продуктов/товаров, поданных на шведский стол, иными словами она решает следующие задачи:
• контролирует реальный расход блюд/продуктов;
• контролирует соблюдение технологии приготовления блюд;
• оценивает скорость работы персонала;
• пресекает злоупотребления и хищения со стороны персонала;
• четко учитывает остатки, подлежащие списанию;
• оценивает спрос на блюда по позициям;
• рассчитывает себестоимость блюда в рамках шведского стола;
• поддерживает и повышает стандарты, принятые в заведении.
Результаты:
В завершении поговорим о результатах, которых удалось добиться после первого этапа внедрения системы.
На одном из предприятий общественно питания был внедрен Модуль «Шведская линия - Отель» системы «ФотоБокс», который позволяет в момент закрытия смены получать онлайн выгрузку, в которой в автоматизированном режиме учитываются все реализованные блюда, а также их остатки. После занесения блюда в программу у персонала нет возможности внести изменения документов (только через запрос на исправление). Таким образом персонал, во-первых, избавился от ручной бумажной работы, а во-вторых, у него больше нет возможности вынести меньше еды или заменить продукты. Кстати, чтобы исключить злоупотребления на рабочих метах и пронос блюд, минуя зону раздачи, используются дополнительные внешние датчики и камера, что делает такое злоупотребление невозможным.
Более того, вся финансовая информация по закрытию смены сразу же передается в бухгалтерию, что значительно ускоряет и упрощает процесс учета.
Также аутсорс заказчик (отель) получает базу фото выданных блюд со всеми необходимыми параметрами (кол-во, вес, температура и проч). Таким образом он может контролировать отсутствие злоупотреблений, что позволяет повышать уровень лояльности, а также оперативно и прозрачно решать все спорные вопросы.
Помимо всего прочего, использование аналитики, предоставляемой «Фотобоксом» позволяет оперативно редактировать план меню (порцию на человека) и оптимизировать затраты. В настоящий момент за счет снижения злоупотреблений и оптимизации плана-меню экономия составила 18,9%в будущем заказчик ожидает увеличить экономию до 30%.
